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Text File  |  1993-06-14  |  15KB  |  327 lines
  1.  
  2. ***************************************************************************
  3.               IMPORTANT INFORMATION FOR PC-FILE 7 USERS
  4. ***************************************************************************
  5.  
  6. This file contains the following information:
  7.  
  8. * NOTES ON COMPATIBILITY 
  9. * INSTALLATION INFORMATION
  10. * INSTRUCTIONS FOR PRINTING THIS FILE
  11. * OTHER FILES INCLUDED WITH PC-FILE 7
  12. * CONVERTING DATA FILES FROM PREVIOUS VERSIONS
  13. * NOTES AND UNDOCUMENTED FEATURES
  14. * HINTS & TIPS ON USING PC-FILE 7
  15. * UNDOCUMENTED ERROR AND INFORMATION MESSAGES
  16. * USER GUIDE ERRATTA
  17.  
  18. NOTES ON COMPATIBILITY
  19. ----------------------
  20. PC-File 7 does not run under most DOS 2.x versions.  In order to use 
  21. PC-File 7 you must be running DOS 3.x or later.  
  22.  
  23. We recommend you upgrade to DOS 5.0 or later. If you are using DOS 5.0 or
  24. later, we recommend you that optimize your system's performance using 
  25. the memory managers and disk caching program supplied with these versions
  26. of DOS. In most cases, this will improve the performance of PC-File. Refer
  27. to the "Optimizing Your System" chapter in the DOS manual for details.
  28.  
  29.  
  30. INSTALLATION INFORMATION
  31. ------------------------
  32. A minimum of 3.0 megabytes of available disk space is required in order to
  33. install all files included with PC-File 7.  This includes some work space
  34. required to decompress the files.  You must install PC-File 7 to a hard 
  35. disk.  The INSTALL program does not support installing to a floppy drive.  
  36.  
  37. Refer to the User Guide for instructions on installing PC-File 7.
  38.  
  39.  
  40. INSTRUCTIONS FOR PRINTING THIS FILE
  41. -----------------------------------
  42. 1.  Determine which port your printer is connected to.  Many printers are
  43.     connected to LPT1.
  44.  
  45. 2.  At a DOS prompt, type:
  46.  
  47.     COPY READ.ME LPT1
  48.  
  49. and press ENTER.  If your printer is connected to a port other than LPT1,
  50. substitute that port for LPT1 in the above example.  Note: This procedure
  51. does not work when printing to a PostScript printer.
  52.  
  53. You may also be able to print this file from your word processing program.
  54. First, load this file into your word processing program, format the file if
  55. desired, then use your word processing program's command to print the file.
  56.  
  57.  
  58. OTHER FILES INCLUDED WITH PC-FILE 7
  59. -------------------------------------
  60. There are some other files on your disk worth noting:
  61.  
  62.           CARD - PC-File 7 Quick Reference Card: A file which summarizes
  63.                    all the basic PC-File keystrokes and commands.  You can
  64.                    print this file for use as a quick reference.
  65.   FCONVERT.COM - The program used to convert older PC-File databases
  66.                    (databases created with PC-File III, PC-File/R &
  67.                    PC-File+) into the dBASE format.
  68.     MSHERC.COM - Needed to display graphs on computers with Hercules
  69.                    compatible monitors.
  70.       NAMES2.* - The database used in the Tutorial.
  71.        PCF.PIF - A PIF file for using PC-File 7 in graphics mode under
  72.                    Windows 3.0 and 3.1
  73.    PCFCHAR.PIF - A PIF file for using PC-File 7 in character mode under
  74.                    Windows 3.0 and 3.1
  75.       PCG2.EXE - The program PC-File uses to create graphs.
  76.    PCLABEL.EXE - The utility program used to print multi-up mailing labels.
  77.       RESPONSE - A user feedback survey.  Please use this to provide
  78.                    suggestions and comments about PC-File 7.
  79.        PCF.DIC - The dictionary file for the spell checker.
  80.    PCFLOGO.IMG - The file containing the paper clip image that is displayed
  81.                    when PC-File first starts.  This file can be deleted
  82.                    without affecting the performance of PC-File.
  83.   Sample files - The files used in all of the examples in the User Guide
  84.                    are included.  If you install sample files, these files
  85.                    are installed in a \..\SAMPLES directory below the 
  86.                    directory you selected to install in. For example, if 
  87.                    you chose to install in the default \PCF7 directory, the
  88.                    sample files will be in \PCF7\SAMPLES directory. Use 
  89.                    these files as a learning tool for some of the more 
  90.                    sophisticated features of PC-File 7.
  91.  
  92. Note: The PCFSMALL.HLP file that was included with PC-File 6.0 is no longer
  93.       included.  This file was necessary when running PC-File 6.0 from a
  94.       720K floppy disk.  The main PC-File 7 program file, PCF.EXE, will
  95.       not fit on a 720K floppy, for this reason this version of the program
  96.       cannot be run from a 720K floppy disk.  It is possible to run PC-File
  97.       7 from a 1.2MB or 1.44MB floppy disk which can fit both the PCF.EXE
  98.       and the standard PCF.HLP file.
  99.  
  100.  
  101. CONVERTING DATA FILES FROM PREVIOUS VERSIONS
  102. --------------------------------------------
  103. Databases created with PC-File 6.5, PC-File 6.0, PC-File 5.0 and PC-File:dB 
  104. are compatible with PC-File 7 and do not need to be converted.
  105.  
  106. However, ButtonWare's Technical Support department has determined that many
  107. PC-File:dB databases contain errors which can cause problems with PC-File
  108. 7.  If you encounter problems with PC-File:dB databases, we recommend
  109. that you:
  110.  
  111. 1) Make a backup copy of your database.
  112. 2) Pack the database (see pages 500-502 of the PC-File 7 User Guide for
  113.    details).
  114. 3) Repair the database (see pages 506-507 of the PC-File 7 User Guide for
  115.    details).
  116.  
  117. Please contact ButtonWare's Technical Support department, if you continue
  118. to have problems accessing databases created with previous versions of
  119. PC-File.
  120.  
  121. Reports, letters and graph files created with PC-File 6.5, PC-File 6.0, 
  122. PC-File 5.0, PC-File:dB are compatible with PC-File 7 as well, and do not 
  123. need to be converted.
  124.  
  125. Reports, letters and graph files created with PC-File+ are fully compatible
  126. except for references to numeric fields.  References to numeric fields
  127. contained a number sign (#) in the field name.  You must edit your reports
  128. and letters using the Language report writer or Letter writer to remove
  129. number signs in field name references.  To make this change in your graph
  130. files you will need to use a text editor.
  131.  
  132. If your databases were set up with PC-File 5.01 or earlier, your macros
  133. (smart keys) need to be entirely redefined--PC-File 7 uses different menu
  134. commands and a different "macro language" from those versions of PC-File.
  135.  
  136. Macros set up with PC-File 6.5 and PC-File 6.0 might have to be redefined 
  137. to accommodate changes to some program areas: 
  138.  
  139. Changes added in PC-File 7 that may affect macros:
  140. Defining and Redefining have been completely redesigned. The options on 
  141. the Views menu are entirely new. Some of the steps for defining simple 
  142. indexes have changed. The ability to "map" fields was added to importing 
  143. dBASE files. Several of the "Hot Keys" have changed -- refer to the list 
  144. on pages 113-114 of the User Guide.
  145.  
  146. Changes added in PC-File 6.5 that may affect macros:
  147. Any macro that uses CTRL-C or the Calculator selection on the Tools menu 
  148. will have to be redefined to accommodate changes to the pop-up calculator.  
  149. Also, macros which run reports with subtotal sections have to be changed 
  150. slightly to accommodate the new dialog box that appears after choosing OK 
  151. from the Print Options dialog box.
  152.  
  153. We have included a program called FCONVERT.COM, which you use to convert
  154. databases created with PC-File+ (versions 1.0, 2.0 or 3.0), PC-File/R or
  155. PC-File III (versions 3.0 or 4.0).  To convert databases, type FCONVERT and
  156. press ENTER.  Answer the questions appropriately.  The conversion process
  157. creates a new database, which is ready to be used by PC-File 7. See pages 
  158. 15-16 of the User Guide for details.
  159.  
  160. NOTE: PC-File/R and PC-File III provided a data encryption feature.  If 
  161. you have used this feature, you must remove encryption using PC-File/R 
  162. or PC-File III before using FCONVERT to convert your database.  Refer to 
  163. the section "Security (Encyphered) Databases" in Chapter 3.0 of your 
  164. PC-File/R or PC-File III manual for details on how remove encryption.  
  165.  
  166.  
  167. UNDOCUMENTED FEATURES
  168. ---------------------
  169.  
  170. ** Now, snapshot definitions can be deleted.  To delete a snapshot
  171.    definition: Select the snapshot number to define.  When the file
  172.    selection dialog requesting which report file to use displays, press ESC
  173.    or choose Cancel.  This signals PC-File that you want to delete the
  174.    snapshot definition rather than assign a file to the snapshot.
  175.  
  176. ** To use a relational lookup in a Language report and remove trailing
  177.    spaces enter the relational lookup in this format:
  178.  
  179.    (@Match1,Database2,Match2,Answer2)>
  180.  
  181. ** To use a relational lookup in a letter and remove trailing spaces enter
  182.    the relational lookup in this format:
  183.  
  184.    .[(@Match1,Database2,Match2,Answer2)>]
  185.  
  186. ** You can now do a Global Search as part of a Formula Search, using the 
  187.    new GLOBALSEARCH(string) function.  For example, you could find all 
  188.    your local members this way: (GLOBALSEARCH("member")&city="Seattle")
  189.  
  190. HINTS & TIPS ON USING PC-FILE 7
  191. ---------------------------------
  192. ** When configuring PC-File for your printer, if your dot matrix printer
  193.    is not listed, we recommend you select the Epson printer.  The majority
  194.    of dot matrix printers use Epson emulation.  If your laser printer is
  195.    not listed, we recommend you select Laserjet.  The HP Laserjet is the
  196.    most common emulation for laser printers.
  197.  
  198. ** The Bar Code Height dialog box that displays when formatting reports
  199.    to print bar codes refers to increments of 1/10 of an inch. However,
  200.    the actual printed bar code heights will vary somewhat from printer
  201.    to printer. If you are working with a situation where the height of
  202.    the bar code printed is critical, we recommend that you experiment
  203.    with this option to get the best results. This also applies to the
  204.    "Height" number used when formatting bar codes with the report
  205.    Language Format. See pages 327-342 of the PC-File 7 User Guide for
  206.    more details on bar code printing.
  207.  
  208. ButtonWare's Technical Support department publishes "tech notes" on a
  209. variety of topics.  These include helpful information about creating
  210. advanced applications and about solving specific problems using PC-File.
  211. If you would like to receive "tech notes" on a particular subject, or if
  212. you would like to receive a list of available "tech notes", please contact
  213. the Technical Support department at 900-454-8000, or fax your request to
  214. 206-454-1838.  Tech notes are also available to download from our Technical
  215. Support BBS at 206-454-7875.
  216.  
  217.  
  218. UNDOCUMENTED ERROR AND INFORMATION MESSAGES
  219. -------------------------------------------
  220. ** This database already has an index
  221.    with that name.  You must use a
  222.    different one.
  223.                 [  OK  ]   [Cancel]
  224.  
  225. This error message displays if you try to save a new index using the same
  226. name as one of the current indexes.  Choose OK, then enter a different name.
  227.  
  228. ** View names must be unique.
  229.    Please enter a different name.
  230.              [  OK  ]   [Cancel]
  231.  
  232. This error message displays if you try to save a new custom view using the 
  233. same name as one of the current views.  Choose OK, then enter a different 
  234. name.
  235.  
  236. ** Not enough room to show field name
  237.                   [  OK  ]   [Cancel]
  238.  
  239. This error message displays in the Record View designer if you turn on the 
  240. Show Name option for a field that too close to left edge of screen.  The 
  241. Show Name option will be turned off.  Move the field to right until there 
  242. is enough room to display the name, then modify the field's definition and 
  243. turn Show Name on again.
  244.  
  245. ** Field FIELD_NAME failed this validation:
  246.  
  247.    Validate Range
  248.    Low: <value>           High: <value>
  249.   
  250.    This problem will have to be fixed
  251.    before the record can be saved.
  252.    You can go back and fix it now,
  253.    or fix it later.
  254.   
  255.     [N  ] Now
  256.     [L  ] Later
  257.  
  258.                               [Cancel]
  259.  
  260. This information message displays when entering or modifying a record as 
  261. you leave the a field, if the Validate Range field attribute has been 
  262. defined for the field.  You must choose Now and enter a value within the 
  263. range defined by the values that follow "Low:" and "High:" Or choose Later
  264. and correct the problem before leaving the record.
  265.  
  266. ** This record is invalid because of:
  267.  
  268.    Validate Range
  269.    Low: <value>           High: <value>
  270.  
  271.    You will have to correct this error
  272.    before the record can be saved.  Or
  273.    you can cancel your changes instead.
  274.                               [  OK  ]
  275.  
  276. This information message displays when entering or modifying a record as 
  277. the record is saved, if the Validate Range field attribute has been defined
  278. for a field.  You must enter a value within the range defined by the values
  279. that follow "Low:" and "High:" before you can leave the record.
  280.  
  281. ** Field FIELD_NAME failed this validation:
  282.  
  283.    Must Answer
  284.  
  285.    This problem will have to be fixed
  286.    before the record can be saved.
  287.    You can go back and fix it now,
  288.    or fix it later.
  289.  
  290.     [N  ] Now
  291.     [L  ] Later
  292.  
  293.                               [Cancel]
  294.  
  295. This information message displays when entering or modifying a record as 
  296. you leave the a field, if the Must Answer field attribute has been defined 
  297. for the field.  You must choose Now and enter something for the field, or 
  298. choose Later and correct the problem before leaving the record.
  299.  
  300. ** This record is invalid because of:
  301.  
  302.    Must Answer
  303.  
  304.    You will have to correct this error
  305.    before the record can be saved.  Or
  306.    you can cancel your changes instead.
  307.                               [  OK  ]
  308.  
  309. This information message displays when entering or modifying a record as
  310. the record is saved, if the Must Answer field attribute has been defined
  311. for the field.  You must enter something for the field, or cancel your 
  312. changes to the record.
  313.  
  314.  
  315. USER GUIDE ERRATTA
  316. ------------------
  317.  
  318. Page 177 - The example string calculation for "Joining Two Fields" 
  319. should be TRIM(FIRSTNAME);" ";LASTNAME. This calculation will trim 
  320. trailing spaces from the FIRSTNAME field, add a single space, followed
  321. by the LASTNAME field. An example result of this calculation would be: 
  322. "Jane Smith"  The example in the User Guide does not trim spaces and 
  323. would produce something like: "Jane         Smith." 
  324.  
  325. Also, the User Guide does not mention that you can type any calculation 
  326. up to 65 characters long and have the result "mapped" to the field. 
  327. Refer to Chapter 17 for details on PC-File calculations.